Ông là người gắn bó với các “quy trình” liên tục 15 năm nay. Ông là Đào Văn Hùng - Trưởng ban ISO Petrolimex Sài Gòn. Chúng tôi gọi ông bằng cái tên thân mật: “Ông Hùng 5S”.
Ông Đào Văn Hùng tại buổi tọa đàm ngày 24.11.2014
Tại buổitoạ đàmvới chủ đề “Vai trò điển hình tiên tiến trong phát triển doanh nghiệp và xây dựng văn hóa doanh nghiệp” sáng ngày 24.11.2014, Ông Hùng 5S được Phó giám đốc Petrolimex Sài Gòn Nguyễn Văn Cảnh mời lên phát biểu đầu tiên. Ông nói rất say sưa, nét mặt đầy tự hào. Tham luận của ông về 5S ngắn gọn, đầy đủ và cũng rất “quy trình”.
Từ lý thuyết thành hiện thực: Hành trình 4 năm
5S là quy trình quản trị doanh nghiệp tiên tiến có nguồn gốc từ Nhật Bản. Do tính hữu ích và hiệu quả của 5S nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã tiếp thu, áp dụng từ nhiều năm nay.
Công ty Xăng dầu Khu vực II TNHH MTV (Petrolimex Sài Gòn) 15 năm qua đã tiên phong áp dụng nhiều quy trình quản lý: ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, ISO 17025:2005 để quản lý chất lượng - an toàn - sức khỏe và môi trường.
Là doanh nghiệp thành viên Petrolimex có quy mô sản xuất - kinh doanh rộng lớn, hệ thống nghiệp vụ nhiều, mức độ chuyên sâu cao; với mục tiêu phát triển bền vững việc áp dụng 5S là hết sức cần thiết và thiết thực.
5S đã trở thành hiện thực ở Petrolimex Sài Gòn với lộ trình 3 bước (3 giai đoạn):
Giai đoạn 1 - Khối CHXD: Quý IV/2009 thí điểm tại 3 CHXD, 1 năm sau tổng kết mở rộng ra làm theo cách cuốn chiếu sau 3 năm thì áp dụng đến toàn bộ cửa hàng xăng dầu (CHXD) với 8 chuẩn.
Giai đoạn 2 - Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè:Rộng 169 ha, 28 khu vực nghiệp vụ - mỗi lĩnh vực 1 tiêu chuẩn. 2 năm thử nghiệm thành công 16 chuẩn, mở rộng đến toàn Tổng kho, 28 lĩnh vực. Công việc này bắt đầu từ Quý I/2012, 2 năm thì hoàn thành.
Giai đoạn 3 - Khối Văn phòng: Đây là bộ máy đầu não của Petrolimex Sài Gòn. Các công tác lãnh đạo, quản lý, nghiệp vụ với nhiều hồ sơ tài liệu, công văn chứng từ diễn ra hàng ngày và lưu trữ ở đây. Khối Văn phòng triển khai từ Quý II/2013 vài tháng là xong. Đây là khâu cuối cùng, đồng bộ tất cả các quá trình quản lý sản xuất - kinh doanh của Petrolimex Sài Gòn.
Như vậy, 5S được thực hiện từ dưới lên và mất 4 năm để 5S từ lý thuyết trở thành hiện thực ở Petrolimex Sài Gòn.
Tự làm mới mình: Không dễ, nhưng có thể
Ông Hùng tâm sự, lý thuyết 5S thì ai cũng biết là hay đấy nhưng đưa được 5S vào thực tiễn mới có giá trị. 5S là tạo lập một thói quen, một tác phong mới.
Người mình nói chung có đặc điểm là hay qua loa, đại khái. Giờ bài bản, ngăn nắp, khoa học thì làm sao phải thay đổi được thói quen cũ, tạo lập thói quen mới, hình thành tác phong “máu thịt” của mình, trở thành nhu cầu của mình. Sao cho đến lúc thấy qua loa, đại khái, là không chịu được, từ trong ý thức của mình thấy cần phải tự tay sắp xếp lại ngay cho gọn gàng, ngăn nắp. Nếp nghĩ và hành động này không chỉ dừng lại ở cơ quan mà diễn ra ngay cả khi ở nhà mình - thì khi đó mới có thể nói là thành công.
Đấy là việc không dễ dàng, nó đòi hỏi sự quyết tâm rất lớn và lòng đồng thuận rất cao từ Người đứng đầu doanh nghiệp đến mỗi CBCNV-NLĐ ở tất cả các vị trí ở Petrolimex Sài Gòn.
Với 5S, doanh nghiệp luôn sẵn sàng làm việc hiệu quả
Petrolimex Sài Gòn thực thi nhiệm vụ trong khu vực cạnh tranh cao và năng động nhất của cả nước. Mà cạnh tranh thì điều đầu tiên phải nói đến đó là chất lượng và dịch vụ. 5S đã góp phần rất tích cực vào năng lực này. Khi gọn gàng, ngăn nắp thì lúc nào mình cũng luôn sẵn sàng cho công việc chuyên môn, nghiệp vụ; cho việc chăm sóc khách hàng được tận tình, chu đáo, hiệu quả.
5S là 1 quy trình khép kín nhưng liên tục. 5S đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình phát triển. Cho đến nay, Petrolimex Sài Gòn vẫn duy trì đều đặn việc đánh giá thực hiện 5S định kỳ mỗi quý một lần để tôn vinh kịp thời tập thể/cá nhân điển hình tiên tiến và chấn chỉnh kịp thời các khâu còn khiếm khuyết tuân thủ đúng 5S.
Logo 5S của Petrolimex Sài Gòn
“Ông Hùng 5S” tự hào khi thấy đông đảo cán bộ lãnh đạo, quản lý cùng toàn thể CBCNV-NLĐ Petrolimex Sài Gòn khi nói đến sự khác biệt làm lên bản sắc, bản lĩnh, văn hóa “để tiến xa hơn” đều đề cập đến 5S như là một nền tảng vững chắc. Đó là một sự thừa nhận.
Ông nói: “Tự hào chứ. Mình ở doanh nghiệp, làm được điều gì đó góp phần vào thúc đẩy doanh nghiệp phát triển thì dù nhỏ dù lớn đều rất đáng tự hào”.
