Từ ngày 01/7/2018 trên toàn hệ thống CHXD Petrolimex chính thức áp dụng in chứng từ bán hàng theo quy định tại Thông tư 15/2015/TT-BKHCN của Bộ Khoa học & Công nghệ. Nhân dịp này, Tạp chí Công Thương có cuộc trao đổi với ông Nguyễn Quang Dũng - Phó tổng giám đốc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex/PLX) về các nội dung liên quan. Trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc.
TCCT: Thưa ông, được biết từ 01.7.2018 PLX chính thức áp dụng in chứng từ bán hàng…
Ông Nguyễn Quang Dũng: Chứng từ bán hàng (hay còn gọi là receipt) là PLX thực hiện theo quy định tại Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN ngày 25.8.2015 của Bộ Khoa học & Công nghệ (Bộ KH & CN) có tên gọi là “Quy định về đo lường, chất lượng trong kinh doanh xăng dầu”.
Phó tổng giám đốc Petrolimex Nguyễn Quang Dũng
TCCT: Vậy việc in chứng từ bán hàng nhằm cấp phát cho tất cả khách hàng hay khách hàng nào có nhu cầu lấy chứng từ thì mới in?
Ông Nguyễn Quang Dũng: Tại văn bản số 1287/TĐC-HCHQ ngày 17.5.2018 do Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng ban hành hướng dẫn thực hiện Thông tư 15 không quy định phải in chứng từ sau mỗi lần bơm hàng.
Vì vậy, trường hợp khách hàng mua xăng dầu tại CHXD PLX có nhu cầu nhận receipt thì chúng tôi sẽ in & cấp cho khách hàng chứng từ bán hàng này.
Nhân tiện đây cũng xin nói thêm, bên cạnh receipt áp dụng từ 01/7; từ 01/4 PLX đã triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) thay cho hóa đơn giấy thông thường. Đến nay, sau 3 tháng thực hiện, HĐĐT PLX đã được đông đảo khách hàng đón nhận, đặc biệt là khách hàng cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp có nhu cầu hóa đơn làm chứng chỉ cho việc hạch toán kế toán theo quy định của nhà nước.
TCCT: Chứng từ in tại cây xăng gồm những thông số gì và cơ sở để hình thành để in ra những số liệu đó?
Ông Nguyễn Quang Dũng: Theo quy định tại Thông tư 15 & hướng dẫn 1287, các thông tin bắt buộc thể hiện tại receipt gồm: tên cơ sở bán hàng (cụ thể là CHXD); số hiệu cột đo xăng dầu (hay còn gọi là cột bơm); thời điểm bán hàng; loại xăng dầu, số lượng, đơn giá và tổng số tiền.
Như vậy tất cả là 7 thông số.
TCCT: Dữ liệu in ra chứng từ là in-line hay off-line? Nó in ra một cách tự động khi kết thúc quá trình bơm hay nhân viên bán lẻ phải ấn vào cái gì đó thì mới in khi khách có nhu cầu?
Ông Nguyễn Quang Dũng: Dữ liệu được in ra receipt theo chế độ on-line. Khi khách hàng có yêu cầu nhận receipt thì văn phòng CHXD sẽ in.
Thiết bị in có chế độ in tự động, đồng thời có chế độ in khi có nhu cầu; nhưng số liệu là on-line, chứ không phải là off-line.
TCCT: Thưa ông, việc in chứng từ có làm phát sinh chi phí cho PLX? Chi phí đầu tư là bao nhiêu & chi phí cho mỗi chứng từ là bao nhiêu?
Ông Nguyễn Quang Dũng: Có phát sinh chi phí về đầu tư thiết bị in, giấy in, chi phí triển khai đồng bộ tại mạng lưới CHBL trong cả nước. Các công cụ quản trị mạng lưới CHBL hiện có của Petrolimex như Egas, ERP là nền tảng rất thuận tiện cho chúng tôi khi thực hiện Thông tư 15.
TCCT:PLX đã có hóa đơn điện tử áp dụng từ 01.04.2018, nay triển khai tiếp chứng từ bán hàng. Vậy mối liên hệ và sự khác biệt giữa HĐĐT & chứng từ bán hàng là gì?
Ông Nguyễn Quang Dũng: Sự khác biệt là: 1 receipt chứa đựng thông tin của 1 lần ngắt vòi bơm, chỉ bao gồm 7 thông tin theo qui định của Thông tư 15 như đã nêu trên.
Thông tin tại receipt & HĐĐT thì đều đầy đủ theo quy định của nhà nước.
TCCT: Đến thời điểm này trong lĩnh vực bán lẻ xăng dầu tại VN đã có doanh nghiệp nào triển khai in chứng từ cây xăng hay chưa?
Ông Nguyễn Quang Dũng: Theo Thông tư 15 & Hướng dẫn 1287 thì tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu đều phải thực hiện, không riêng PLX.
Chúng tôi cho rằng các doanh nghiệp khác đều đang khẩn trương triển khai qui định này theo giải pháp phù hợp nhất với điều kiện kinh doanh của mình.
Khách hàng nhận chứng từ bán hàng xăng dầu qua Egas tại cửa hàng Xăng dầu Petrolimex
TCCT: Việc in chứng từ cây xăng làm phát sinh tác nghiệp tại CHXD, việc này có làm ảnh hưởng đến hoạt động bán xăng dầu cho khách hàng vào giờ cao điểm CHXD PLX thường rất đông và tâm lý chung ai cũng vội mua để tiếp tục hành trình của mình?
Ông Nguyễn Quang Dũng: Vào giờ cao điểm, CHXD PLX tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và các trung tâm đô thị lớn của cả nước thường rất đông khách hàng vào mua xăng dầu - đó là một thực tế.
Mua xăng vào giờ cao điểm thì đúng là ai cũng vội, đó là tâm lý chung của tất cả khách hàng; nhưng việc in chứng từ nếu khách hàng có yêu cầu là quy định của Nhà nước nhằm minh bạch xăng dầu và bảo vệ quyền lợi hợp pháp & chính đáng của người tiêu dùng.
Vì vậy, chúng tôi tin tưởng rằng khách hàng sẽ đồng tình ủng hộ PLX. Còn về phía PLX, nhân viên bán hàng của chúng tôi sẽ nỗ lực tối đa để khách hàng vừa mua được xăng dầu vừa nhận được receipt (nếu có yêu cầu) trong thời gian nhanh nhất có thể.
TCCT: Các ông có truyền thông về việc này tại hệ thống hòa âm ánh sáng tại CHXD PLX hay bằng hình thức nào khác?
Ông Nguyễn Quang Dũng: Với tư tưởng lấy khách hàng làm trung tâm, PLX đã triển khai chương trình đẩy mạnh truyền thông tại CHXD PLX từ tháng 4/2017 (theo VB 0459/PLX-TGĐ); theo đó, tại các CHXD PLX được lắp đặt các phương tiện truyền thông để thông tin đến quý vị khách hàng các thông tin về sản phẩm mới, dịch vụ mới, các chương trình tri ân khách hàng (nếu có), giải đáp các tình huống thường gặp tại CHXD, … trên nền tảng hệ thống “Hòa âm ánh sáng PLX”.
Khi thực hiện Thông tư 15 chúng tôi cũng sẽ sử dụng hệ thống này để thông tin đến khách hàng bên cạnh các công cụ truyền thông khác như website www.petrolimex.com.vn và fanpage Petrolimex - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam.
Thông tin do Petrolimex đăng tải trên www.petrolimex.com.vn cũng là thông tin chính thức/chính thống và được công bố là nguồn để phóng viên các cơ quan báo chí khai thác sử dụng.
TCCT: Trong trường hợp khách hàng mua xăng tại CHXD PLX không lấy chứng từ cây xăng lúc đó nhưng lát sau quay lại muốn lấy chứng từ cây xăng thì các ông xử lý như thế nào?
Ông Nguyễn Quang Dũng: Về mặt kỹ thuật, PLX vẫn có thể cung cấp được cho khách, nhưng với điều kiện khách hàng nhớ chính xác các thông số sau: thời gian mua xăng dầu, loại xăng dầu, số lượng & tổng số tiền, cột bơm đã bơm.
Khi đó văn phòng CHXD sẽ truy tìm lại từ số liệu lưu trữ trên máy tính để in receipt cho khách hàng.
TCCT: Các ông có sửa đổi Quy trình 5 bước để hỏi khách hàng có lấy chứng từ cây xăng không và bổ sung tình huống khoa giáo cho việc xử lý các phát sinh xung quanh chứng từ cây xăng?
Ông Nguyễn Quang Dũng:Quy trình 5 bước là phim khoa giáo của PLX xây dựng với mục tiêu nhất thể hóa trong toàn hệ thống PLX trong quá trình giao tiếp bán xăng dầu, bảo đảm văn minh thương mại và minh bạch xăng dầu với khách hàng và phù hợp với bản sắc văn hóa Việt Nam.
Ngoài Quy trình 5 bước, PLX còn có 15 tập phim khoa giáo nói về 15 tình huống thường gặp tại CHXD để giải đáp các vướng mắc khách hàng cũng như hướng dẫn cách nhân viên bán hàng xử lý các tình huống có thể phát sinh trong thực tiễn.
Quy trình 5 bước & 15 tình huống là những cái căn bản, chủ yếu; chứ không phải là tất cả các tình huống trong cuộc sống. PLX sẽ tiếp tục nghiên cứu để có các chỉ dẫn bằng hình thức phù hợp với mục tiêu hướng tới khách hàng của chúng tôi. Còn việc làm phim khoa giáo thì đây là một việc đòi hỏi nhiều thời gian cho nghiên cứu, xây dựng kịch bản và tổ chức thực hiện; không thể làm nhanh & ngay được.
TCCT: 01/7 PLX áp dụng nhất loạt trên toàn quốc hay mới thí điểm ở những CHXD/cây xăng đủ điều kiện; lộ trình áp dụng như thế nào?
Ông Nguyễn Quang Dũng: PLX đã chỉ đạo các đơn vị thành viên nhất loạt áp dụng từ ngày 01.7.2018.
TCCT: PLX có áp dụng chứng từ tự in cho các CHXD của mình ở nước ngoài hay chỉ tại Việt Nam?
Ông Nguyễn Quang Dũng: Receipt thực hiện theo Thông tư 15 và Thông tư này chỉ có hiệu lực trên lãnh thổ Việt Nam. Việc kinh doanh ở nước ngoài chúng tôi tuân thủ theo luật pháp và các quy định của nước sở tại.
Xin trân trọng cảm ơn ông về cuộc trao đổi!
